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Onboarding – Wie man neue Mitarbeiter an Bord nimmt
Ein gelungenes Onboarding hat viele Vorteile sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer. Deshalb ist die Durchführung eines Onboardings nicht nur für große Unternehmen, sondern auch für kleine und mittelständische Unternehmen von Interesse. Zu den Vorteilen für Arbeitgeber zählen die geringere Mitarbeiterfluktuation in der Probezeit und die schnellere soziale und fachliche Integration ihrer neuen Mitarbeiter. Dem neuen Mitarbeiter andererseits verschafft das Onboarding einen guten und umfassenden Einblick über die gesamte Unternehmensstruktur und seine künftige Tätigkeit. Zudem kennt der neue Mitarbeiter jederzeit den Stand seiner eigenen Einarbeitung.
Doch was ist Onboarding und wie lässt sich ein Onboarding-Prozess erstellen?
Grundsätzlich findet der Onboarding-Prozess auf fachlicher, sozialer und werteorientierter Ebene statt und lässt sich in drei Phasen unterteilen:
Vorbereitungsphase:
Arbeitgeber vermitteln in dieser Phase, vom Vertragsabschluss bis zum ersten Arbeitstag, neuen Mitarbeitern bereits ein Zugehörigkeitsgefühl zu ihrem Unternehmen. Fällt eine betriebliche Fortbildung in diesen Zeitraum oder steht ein Betriebsfest an, laden sie ihre neuen Mitarbeiter hierzu ein. Sie halten telefonisch oder schriftlich Kontakt zu neuen Mitarbeitern, lassen ihnen weitere Informationen zum Unternehmen zukommen und beziehen ‚die Neuen‘ soweit wie möglich auch schon in die Gestaltung ihres neuen Arbeitsplatzes mit ein.
Eintrittsphase:
Erster Arbeitstag bis zur dritten Arbeitswoche.
Dem ersten Arbeitstag gilt das besondere Augenmerk. Jeder weiß: Der erste Eindruck bleibt bestehen und es ist Zeit für alle zu glänzen.
Diese Punkte sollten Sie beachten:
- Informieren Sie vorab alle Kollegen bzw. alle Kollegen der jeweiligen Abteilung, dass an diesem Tag ein neuer Kollege / eine neue Kollegin kommt.
(Selbstverständlich mit Namen und nicht nur „der oder die Neue kommt morgen …”) - Stellen Sie sicher, dass Sie selbst anwesend sind.
- Planen Sie Zeit für den neuen Mitarbeiter ein.
- Überlegen Sie sich, wem Sie den neuen Mitarbeiter vorstellen wollen und informieren Sie diese Personen gesondert vorab.
- Stellen Sie Unterlagen zusammen, die dem neuen Mitarbeiter die Orientierung im Unternehmen erleichtern.
In der Eintrittsphase geht es vor allem um die persönliche Integration des Mitarbeiters. Binden Sie ihn in die Unternehmensprozesse und Teams ein. Wichtig ist, dass der Mitarbeiter das Unternehmen und seine Abläufe kennenlernt und sich im Kollegium einfinden kann. Fachlich sollte der Mitarbeiter Aufgaben übertragen bekommen, die ihn in reale Projekte einbinden und in die er sein Wissen einbringen kann. Überlasten Sie nicht mit zu viel Neuem, aber unterfordern Sie auch nicht. Sprechen Sie mit dem neuen Mitarbeiter über den aktuellen Stand des Onboardings und über das weitere Vorgehen. Gehen Sie auch auf die Vorstellungen des neuen Mitarbeiters ein und erarbeiten Sie gemeinschaftlich die Kriterien für den Erfolg seiner Einarbeitung.
Integrationsphase:
Vierte Arbeitswoche bis zum Ende der Probezeit:
In der Integrationsphase geht es um die fachliche Integration des neuen Mitarbeiters. Dabei sollte er die für ihn wichtigen Abteilungen durchlaufen. Der Schwerpunkt liegt hier auf der Einarbeitung in bestimmte Aufgabenstellungen, der Aneignung von unternehmensspezifischem Wissen und der konkreten Umsetzung seiner Kenntnisse und Fähigkeiten im Sinne der Unternehmensziele. Dabei sind die mit ihm vereinbarten Kriterien wiederholt zu überprüfen.
Messen Sie den Zeitaufwand für die einzelnen Schritte des Onboardings, damit Sie in Zukunft besser planen können. Neben ständigem Kontakt mit Ihnen oder einem Paten sind für den neuen Mitarbeiter besonders die Feedbacks mit seinen Vorgesetzten wichtig.
Im Laufe des gesamten Onboarding-Prozesses sollte die werteorientierte Integration stattfinden. In diesem Prozess vermitteln Sie Ihrem Mitarbeiter Ziele und Werte des Unternehmens und machen ihn mit den Grundsätzen des Unternehmens vertraut. Vermitteln Sie ihm die Corporate Identity Ihres Unternehmens über klare Handlungsregeln und die von Ihnen gelebten Werte. Die werteorientierte Integration ist ein mittel- bis langfristiger Prozess.
Fand die ‚klassische‘ Einarbeitung bisher auf rein fachlicher Ebene statt, so bezieht sich das Onboarding vor allem auf die soziale und werteorientierte Integration neuer Mitarbeiter.
Eine sorgfältige soziale und wertebasierte Integration lässt die Begründung für die Beendigung des Arbeitsverhältnisses vor Ablauf der Probezeit, die häufig mit „die Chemie hat nicht gestimmt“ begründet wurde, erst gar nicht aufkommen.
Für den neuen Mitarbeiter werden die Führungskräfte als Ansprechpartner sicher von zentraler Bedeutung sein. Dennoch gibt es viele Fragen, die ein neuer Mitarbeiter zunächst gerne mit einer ‚neutralen‘ Person besprechen möchte. Daher kann ein Pate den Onboarding-Prozess sinnvoll unterstützen. Der Pate kann zahlreiche Tipps schnell und auf Augenhöhe vermitteln. Er sollte die Aufgabe freiwillig übernehmen und sowohl fachlich als auch persönlich für das Onboarding ‚geschaffen‘ sein. Wichtig ist, dass er Spaß an der Vermittlung von Wissen hat und dauerhaft für Fragen des neuen Mitarbeiters zur Verfügung steht. Räumen Sie ihm und dem neuen Mitarbeiter diese Zeit aktiv ein.
